TIDOMAT Portal
Systembeskrivning | Registreringsterminaler | Dokumentation

Kort om tidsystemet TIDOMAT Portal

TIDOMAT Portal är ett moduluppbyggt tidredovisningssystem som administreras via webbläsare. Det innebär att systemet kan anpassas efter nuvarande behov och därefter utökas i den takt som själv önskas. Systemet är uppbyggt kring ett arbetsflöde som börjar med att den anställde registrerar sin tid och slutar med underlag för till exempel lön. Registreringen gör den anställde via en dator, smartphone, läsplatta eller registreringsterminal. De tre olika rollerna, anställd, chef och administratör har olika uppgifter i systemet och således även olika behörigheter.

TIDOMAT Portal är ett egenutvecklad system, vilket innebär att vi har kontroll över hela processen i en obruten kedja. Det gäller all mjukvara och hårdvara och kommunikationsgränssnittet.

Anställd

Den anställde registrerar sin tid i en registreringsterminal eller via en webbläsare i till exempel sin smartphone. Olika behörighetsnivåer kan sättas för den anställde. En anställd kan begränsas till att enbart registrera tid i realtid till att själv kunna planera och redigera sin tid. Vid redigering av tider sparas alla förändringar och visas på tidrapporten. Vid periodens slut godkänns, attesteras, tidrapporten elektroniskt av den anställde. Ett godkännande av en tidrapport kan inte utföras om något fel finns under perioden, till exempel saknad registrering eller okodad frånvaro.

Chef

Chefen utgår alltid från en personlista som visar all personal som vederbörande har behörighet till. Listan presenterar information i realtid och visar löpande signaler om händelser som avviker mot det planerade schemat. Enbart de händelser som behöver tillsyn markeras som fel eller avvikelse, vilket underlättar arbetet. Efter att eventuella avvikelser är behandlade godkänner chefen den anställdes tidrapport.

Administratör

Administratören underhåller personregister, scheman och övriga systemfunktioner. Vid periodens slut kontrolleras att alla anställdas tidrapporter är attesterade. Om någon chef inte utfört sina godkännanden av sin personals tidrapporter, till exempel under semestertider, kan administratören delegera godkännandet till lämplig person för chefsattest. Med fördel överförs schema och lönetransaktioner till lönesystemet som underlag för lön.

Lön

Förutom att föra över schema och lönetransaktioner till de flesta lönesystem som underlag för lön, har systemet även en totalintegration till Hogia Lön Plus. Läs mer om integrationen mer Hogia Lön Plus här.

Ledighetsansökan

Funktionen Ledighetsansökan används för att ansöka om ledighet, bevaka ansökningar, bevilja, neka, återsända, komplettera information i en redan gjord ansökan, ta bort en felaktig ansökan, se historik mm. Det finns även möjlighet att skriva ut en ansökan.

Informationstablå

Den webbaserade informationstablån ger en grafisk presentation över personalens status. Vilka är inne? Vilka är ute? Vad är orsaken till frånvaron? Det går att gruppera personalen i olika tablåer vilket ger en bra överblick. Vidare går det även att sortera personalen på vilken avdelning de tillhör. Informationstablån kan även visa om avdelningsbyte skett eller vilken arbetsuppgift den anställde utför just nu.

Projektredovisning

Arbetad tid kan fördelas på projekt och aktiviteter i realtid eller i efterhand. Kan också kombineras med standardprojekt för en automatfördelning av den arbetade tiden.

Olika Saldon

Det går att lägga upp flera olika ackumulerade saldon som presenteras både i registreringsterminalen och i valfri enhet via webbläsaren. En chef kan till exempel göra egna listor med olika saldon och presentera dem i realtid.

Planering

Funktionen presenterar de anställdas aktuella schema utrullat i kalendern samt inlagd heldagsfrånvaro. Det går att presentera vecka, månad eller översikt av heldagsfrånvaro.